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電子帳簿保存法の電子データ保存!会計ソフトのやり方を実例で解説

2021年にフリーランス界隈を混乱に陥れた改正電子帳簿保存法。

電子データで受け取った領収書PDF等を紙にプリントアウトして保存できなくなる…しかもデータ保存にはタイムスタンプが必須!

…という事態に「どうすりゃいいんだー!」と大慌てした人も少なくないでしょう。

ところが、個人事業主から中小企業の経理まで、あまりに動揺した国民を見た財務省さん的に、思うところがあったのでしょうか…

2021年12月10日に発表された「令和4年度税制改正大綱」には、電子取引に関する2年の「宥恕措置」が盛り込まれました。

は? 宥恕措置ってなに?

宥恕(ゆうじょ)
① 寛大な心でゆるすこと。おおめに見て見逃すこと。
② 犯罪の被害者などが、犯人の行為を許してやる感情をあらわすこと。
精選版 日本国語大辞典(小学館)より

「寛大な心でゆるすこと」…まぁ要するに、今まで通りPDF領収書を紙にプリントアウト保存しても「しばらくは見逃してあげますよ★ by 財務省」ってことです。

令和3年度改正 電子帳簿保存法 YouTube動画「国税庁動画チャンネル」(令和4年1月更新)掲載資料より

散々ひとを振り回しといて、何様やねん!

桃子

さすが、財務省様! そこに痺れる憧れるッ!

ただし、見逃してもらえるのは2年間。2023年12月31日分のデータまでです。

2024年1月1日からは、やっぱりタイムスタンプやデータ保存への対応が必要になります。

幸いにも、クラウド会計ソフトの各メーカーさんでは、2022年1月から電子取引データのタイムスタンプ付与&保存が開始できる体制を、急ピッチで整えてくださっていました。

桃子

むしろクラウド会計ソフトメーカーさんの苦労を考えると…ちょっと気の毒になりますね

そんなわけで、電子取引データのタイムスタンプ付与&保存は、2022年の今からぼちぼち準備して練習しておくといいと思います。

桃子

だって今なら、万が一、タイムスタンプのやり方を間違えてても、元データを紙で保存しておけばいいんだから、大丈夫じゃないですか!

というわけで、私が練習がてら、実際にデータで受け取った領収書の「タイムスタンプ付与&保存」をやってみたので、公開します。ぜひ参考にしてみてください。

桃子

会計ソフトはを使っています

目次

電子取引のデータってなに?

まず、基本をおさらいしましょう。改正電子帳簿保存法で「電子データのまま保存しなきゃならない書類」って何かと言いますと、

・電子メールやSlackなどのチャットアプリ経由でやりとりした領収書・請求書
・Webサイトからダウンロードして保存するWeb明細や領収書

などのことです。

逆にいうと、紙ベースで領収書・請求書をやりとりしたなら、わざわざ電子データで保存しなくてもいいわけです。

やりたかったら「スキャナ保存」というやり方で、紙の領収書・請求書を電子データ化して保存もできますが、別途手続きが必要+必須の義務ではないので、ここでは触れません。

領収書PDFの電子データ保存のやり方(マネーフォワードクラウド確定申告)

では、ここからはPDFデータで受け取った領収書を例にして、タイムスタンプ付与&データ保存して、なおかつ会計ソフトに登録するまでを解説していきます。

桃子

会計ソフトはを使っています

今回見本に使うのは、フリーランス協会の年会費の領収書。これは協会のマイページからPDFデータでダウンロードしたものです。

この領収書PDFの、電子データ保存に対応した会計処理を、順番にやっていきますね。

STEP
会計ソフトの「振替伝票」から入力

まず、タイムスタンプの事は気にせず、いきなりマネーフォワードの入力画面に行きます

マネーフォワードクラウド確定申告のホーム画面から「手動で仕分け>振替伝票入力」を選択

STEP
「証憑(しょうひょう)添付」をクリック

振替伝票の入力画面にある「証憑添付」のボタンをクリックします

STEP
領収書PDFをドラッグ&ドロップ(アップロード)

アップロードのダイアログが開くので、領収書PDFをドラッグ&ドロップ(またはファイル選択してアップロード

STEP
領収書PDFのアップロードが完了

領収書PDFのアップロードが完了したら、ダイアログを閉じます

STEP
証憑添付された領収書をプレビュー

振替伝票の画面に戻ったら、証憑添付された領収書をプレビューで見てみましょう

STEP
日付と仕訳を入力

領収書をプレビューで確認しながら、日付と仕訳を入力していきます

今回はフリーランス協会の年会費なので「租税公課」、プライベートのカードで支払ったので「事業主借」で入力し、登録ボタンをクリック

STEP
入力完了

入力完了すると、こんな感じ

クリップのアイコンが「証憑添付あり」を表しています

桃子

お疲れ様でした! 電子データでもらった領収書PDFの処理は、これで完了です!

めっちゃ簡単! でも逆に「タイムスタンプとか、どうなってんの!?」と気になりますよね?

実は、マネーフォワードクラウド確定申告では、会計ソフト上で「証憑添付」をすると同時に、タイムスタンプの付与とデータ保存が完了しているんです!

なので、タイムスタンプに関する難しい作業は発生しません。

桃子

「証憑添付」するだけでOKだから、簡単ですね!

では一応、さっき「証憑添付」した領収書がどうなっているのかを見てみましょう。

証憑添付した領収書のタイムスタンプ確認方法(マネーフォワードクラウド確定申告)

実は、マネーフォワードクラウド確定申告のユーザーは、会計ソフト機能以外にも無料で様々なサービスを利用できます。

その一つが「マネーフォワードクラウドBox」で、ここに領収書などを格納すると、自動でタイムスタンプが付与される仕組みです。

桃子

私はの 確定申告・請求書・Box の3サービスを使っています

さて、さきほど会計ソフトの振替伝票で「証憑添付」した領収書の行方を確認しましょう。

STEP
会計ソフトからクラウドBoxに移動

マネーフォワードクラウド確定申告の左メニューから「他サービス>クラウドBox」を選択

STEP
Boxに格納されたファイルを確認

画面が「マネーフォワードクラウドBox」のホーム画面に遷移します

Boxに格納されたファイルは下部に表示されています(検索で絞り込みも可能です)

桃子

フリーランス協会の領収書がありました!

つまり、会計ソフト上で「証憑添付」をすれば、自動でBoxに格納されているんです。

ちなみに、タイムスタンプのデータそのものを確認したい場合は、「マネーフォワードクラウドBox」のホーム画面から「タイムスタンプ一括検証」をクリック。

マネーフォワードクラウド確定申告のユーザーとして登録したメールアドレス宛に、csvファイル形式でタイムスタンプのデータが送られてきます。

このcsvファイルをExcel等で開くと、書類ごとに付与されたタイムスタンプのシリアル番号や認証局がわかりますね。

このcsvファイルは、基本的には年末に1回まとめてダウンロードしておけばいいデータだと思うので、「タイムスタンプ一括検証」は毎回やらなくてOKです。

今から証憑添付の操作に慣れて、インボイス制度に備えよう

今回の実例で見た通り、の会計ソフト上で「証憑添付」をするだけで、タイムスタンプやデータ保存の悩みがサクッと解決します。

しかも、タイムスタンプやデータ保存に追加料金は不要!

桃子

いやー、マネーフォワードさんほんとありがとうございます…!

【マネーフォワードクラウド確定申告】詳しい内容はここからチェック!

改正電子帳簿保存法で定義される電子データは、受け取る領収書だけでなく、自分がクライアントに送付する請求書も対象です。

さらに、カード明細やプロバイダ料金のWeb明細なども、「証憑添付」で保存しなければなりません。

キャッシュレス決済が普及している今、ほとんどの書類で「証憑添付」の作業が発生するのではないでしょうか。

やっぱり面倒くさーい!

桃子

そう思いたくなる気持ち、マジでわかります。

ですが、「しばらくは見逃してあげますよ★ by 財務省」の宥恕措置があるとはいえ、2022年の今のうちから「証憑添付」の作業に慣れておく必要があると断言します。

なぜなら、改正電子帳簿保存法よりもっと面倒な「インボイス制度」というラスボスが待ち構えているからです。

インボイス制度の開始は2023年10月1日。

そう、電子取引データの宥恕措置が終了する2023年12月31日よりも早いのです!

桃子

インボイス対応であわあわしながら、電子取引データ保存にも対応しなきゃなんて、考えただけでウンザリしませんか…

つまり、早いとこ「証憑添付」の作業に慣れて、電子取引データ保存に関しては「え、もう対応済んでるけど?(ヨユー)」の状態にしておかないと、ラスボスのインボイス対応が怖いってわけです。

実のところ、インボイスは「適格請求書発行事業者」になって、請求書を出すときにインボイス制度の登録番号を記載すればいいだけの話なんですよ。

でも、我々のような零細フリーランスがインボイス対応しようとすると、これまで免除されていた消費税を納める義務が発生しますし、簡易課税どうするの!? みたいな色々な疑問点や混乱が発生することが目に見えています。

いろいろな業界団体がインボイス制度に反対の声明を出していることから、今回の電子取引データの宥恕措置のように「ギリギリになって猶予あるいは変更になる」可能性も考えられます。

桃子

いやもう…本当に面倒くさい

なので、電子取引データ保存とインボイスの二正面作戦を避けるためにも、電子取引データの方はさっさと対応してしまうのがオススメです。

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