改正電子帳簿保存法でPDF領収書の印刷保存がNGに！経費処理をどうすればいい？

2022年1月から、改正電子帳簿保存法が施行されます。
フリーランスにとって最も影響があるのは、ネット取引でもらった領収書データのプリントアウト保存がNGになる点です。

PDFでもらった領収書は、データのまま保存するってこと？

フリーランスの経費処理をどうすればいいか、改正電子帳簿保存法をわかりやすく解説します！

そもそも電子帳簿保存法って何？フリーランスに関係あるの？

電子帳簿保存法は、経済界などから要望されてできた法律です。
もともと国税の納付に関係がある帳簿書類は「7年間」の保存が義務付けられています。これは法人でもフリーランスでも同じです。

現在ほとんどの企業で、会計処理はパソコンを使ってデータで処理されています。
しかし、従来は会計帳簿をそのままデータで保管することは認められておらず、月ごと・年度ごとに膨大な会計帳簿や請求書・領収書などをプリントアウトして保管していました。

なぜなら、法律によって「7年分」の国税関係帳簿書類を保管するよう決められているからです。

中には古い帳簿類の保管のためだけに大きな倉庫を借りる企業もあるほどで、この余分な手間と倉庫費用の負担に、経済界側が「データで保管させてくれ！」と訴えた結果、国は「ルールに則って、データで保管してもいいですよ」という法律を作りました。
これが電子帳簿保存法です。

この法律ができたことで、企業側は年度ごとの国税関係帳簿書類を自社サーバーやDVDなどで保管すれば良くなりました。

ところが、この電子帳簿保存法のルールが厳しすぎたため、なかなか制度が浸透しません。
そこで、これまで何度かルールを簡単にする法改正が行われてきました。

改正電子帳簿保存法のフリーランスへの影響は？

2022年1月からの改正電子帳簿保存法で大きく変わる点は3つです。

改正電子帳簿保存法の変更点(1)｜電子帳簿保存の要件が簡単になる

従来は、電子帳簿保存を始めるには開始の3カ月前までに、税務署に以下の書類を提出して税務署長の事前承認を受ける必要がありました。

• 国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書
• 電子帳簿保存に関する事務手続きを明らかにする書類
• 記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類

で、これが原因で一般企業に電子帳簿保存がぜーんぜん普及しなかったのです。
そこで国税庁は考えました。

そうだ、手続きを廃止しよう！

というわけで、2022年から電子帳簿保存は税務署への事前手続きなしに開始できるようになりました。

えっ簡単じゃん！うちもやろう！と思ったあなた、ちょっと待って。
「電子帳簿」を作るためには、会計ソフトが必須です。

ところが、個人事業主用のクラウド会計ソフト各社は、改正電子帳簿保存法への対応がまちまちです。
たとえば、freeeは改正電子帳簿保存における「国税関係帳簿の電磁的記録による保存」に対応していません。（2021年10月1日現在、法人エンタープライズプランのみ対応）

なので現状では、2022年から総勘定元帳や青色申告決算書などの国税関係書類まで完全に改正電子帳簿保存法に対応したい場合は、マネーフォワードクラウドか、やよいの青色申告オンラインの利用をおすすめします。

改正電子帳簿保存法の変更点(2)｜紙の請求書・領収書等のスキャナ・写真保存の要件が簡単になる

バラバラと溜め込んでしまうレシート類。これをスマホカメラで取り込んで、会計ソフトで自動入力までやってくれたらめちゃめちゃ楽ですよね！

ただし、入力が楽になるものの「入力が済んだレシート」はやっぱり7年間保存しなければなりません。

この「レシート7年保存」を終わらせるには、電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプ機能付きの会計システムが必要になります。

タイムスタンプとは？
ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術。

国民のための情報セキュリティサイト｜総務省

ところがこれまでは、タイムスタンプ機能を利用して経理書類をデータ保存するには「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請」などの面倒な書類を事前に提出して、税務署長の事前承認を受ける必要がありました。

また、従来は紙で受け取った請求書・領収書等をスキャナやスマホの写真で画像データ化し、タイムスタンプを付与するまでの期限が、作業者が同一の場合でおおむね3営業日以内でした。

というわけで、やっぱりスキャナ保存も一般企業にあんまり普及しませんでした。
そこで国税庁は考えた。

そうだ、手続きを廃止しよう！

なんとも安直ですが、2022年からはスキャナ保存も税務署への事前手続きなしに開始できることになりました。

さらに、2022年からはタイムスタンプの付与期間が「最長約２ヶ月とおおむね７営業日以内」に大幅緩和されました。

スキャナ保存・スマホカメラ保存は、タイムスタンプ機能がついた会計ソフトや連携するカメラアプリを使えば、簡単に対応できます。
各クラウド会計ソフトの対応状況はこちら！

改正電子帳簿保存法の変更点(3)｜ネット取引の領収書データ等のプリントアウト保管がNGになる

フリーランスに最も影響があるのがこれです。

2022年1月から施行される改正電子帳簿保存法では「電子取引データの印刷保存の廃止」が決定されました。

これがどういうことかというと、今まではネットで買い物をしてオンラインで領収書を受け取った場合、多くの人は領収書データを紙にプリントアウトして保存していました。

また、メール添付で受け取った請求書や領収書などもプリントアウトして保管していました。

ところが、2022年1月からは出力書面の保存措置が廃止され、オンラインで受け取った請求書や領収書は、データのままで保存することとされたのです。

さらに、その請求書や領収書のデータには「タイムスタンプ」という電子認証を付与しなければなりません。

つまり、レシート等のスキャナ保存と同様に、電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプ機能付きの会計システムが必要になるということです。

結局クラウド会計ソフトを使うしかない

結局、ネットで書類をやり取りしている限り、2022年からは電子帳簿保存法の「タイムスタンプ」に対応しなければなりません。

このタイムスタンプ機能は、個人用のクラウド会計ソフトでも順次対応される予定です。

すでにマネーフォワードクラウドが全シリーズの改正電子帳簿保存法への対応を発表しています。
やよいの青色申告オンラインや会計freeeも、プランの制限がありつつも段階的に改正電子帳簿保存法への対応を進めているようです。

会計ソフトは使うのが面倒くさいと思われがちですが、2023年10月1日から導入されるインボイス制度への対応を考えると、クラウド会計ソフトでできる限り経理の自動化を進めておく方が、あとあと楽になるはずです。

また、「やり方がよくわからない」「これを機に経理業務を外注したい」と考えるなら、ネットで税理士さんに相談してみるのも良いと思いますよ。